夫婦経営での顧客管理の負荷を「ぐるなび台帳」導入で解決！

ぐるなび台帳とは？
「ぐるなび台帳」は、空席管理や予約管理、顧客管理など、飲食店の業務を支援する目的で作られた予約台帳システム。「ぐるなびネット予約」と完全連携しており、「ぐるなびネット予約」から入った予約は「ぐるなび台帳」に自動で反映される。また、混雑時に電話に出られなかったり、営業時間外に電話で予約受付をしたいときに、電話自動受付予約機能（オプション：有料）を設定しておくことで、自動音声で予約を受け付けることができ、予約の取りこぼしを防げる。さらに、「ぐるなびネット予約」から入った情報は、そのまま顧客情報として自動で顧客台帳に登録され、登録済みの顧客情報を検索したり、来店回数を確認することも可能だ。

客同士の関係を台帳に記録、画像メモ機能も有効活用

　2017年1月、東京・地下鉄東大前駅近くにオープンしたフレンチ「マ プール」。フランス東部・ジュラ地方の郷土料理やジュラ産のワインが売りで、料理は4種類のコースのみ。ほとんどが予約客で、40～60代のアッパー層を中心に、記念日などの利用が多い。店内は全12席で、オーナーの市岡徹也氏が料理を、妻でソムリエのゆう子氏（以下、市岡氏）がホール業務や予約管理などを担当。夫婦2人で運営している。

　オープン当初、予約の情報はすべて紙に手書きしており、コース内容やペアリングで出したワインの銘柄、食材の好みまで細かく記入してファイリングしていた。しかし、すべての来店客の情報を記録していたこともあり、オープン3年でファイルは膨大な量に。「1度でも来店した方には前回と違う料理を出すようにしているのですが、それが行き届かなくなり、同じ料理を出してしまうミスが起こるようになりました。また、営業中に予約の電話が入った際、電話をいただいた方の情報を探すのに手間取り、ホール業務にも支障が出始めたんです」（市岡氏）と、紙での管理方法に限界を感じるようになった。

　そこで、予約・顧客管理の効率化を目指し、昨年夏から「ぐるなび台帳」を導入。「使い方がシンプルでわかりやすく、操作にもすぐ慣れました」と市岡氏。タブレットを使って簡単に情報を検索できるため、電話での予約対応の時間が目に見えて短縮。ホール業務が滞ることもほとんどなくなった。

　さらに、「ぐるなび台帳」に登録されている顧客同士をひもづける「お客様関係者機能」も活用。常連が連れてきた新規客が常連になるケースも多いため、横のつながりを記録しておきたいと考えた。「接客時に、お知り合いの常連の方の話題になることも多いので、どなたとどなたがつながっているかは、店にとって大切な情報なのです。記憶があいまいな場合は、必ず台帳で確認するようにしています」と市岡氏は語る。

　そのほか、「画像メモ機能」も有効利用している。これは、タブレットなどで撮影した画像を顧客情報として保存できる機能。例えば、記念日の来店客から撮影を依頼された際、了承を取ったうえで店のカメラなどでも撮影し、来店の記録として保存している。「ほかに、お客様からいただいた名刺や手紙も撮影して、次回来店されたときの接客に役立てています」と、市岡氏は活用法を語る。こうして、あらゆる情報を「ぐるなび台帳」に集約。きめ細かいサービスに活かして、ますます多くのファンを獲得している。