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【PR】後編 プリンター、電話、ファクスがこれ1台!飲食店にフィットする複合機とは

ブラザーのインクジェットプリンターが、電話・ファクス付き複合機として、今年も飲⾷店導⼊率NO.1を達成した(ぐるなびWeb調査)。今回は最新モデル『MFC-J4940DN』導⼊店で、その実⼒をご紹介する第2弾。

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Brotherの複合機があれば、確定申告など事務業務もスムーズに

 ぐるなびが実施したアンケートによると、複合機やプリンターの使い道で最も多いのが、「メニューやPOP、ポスターの印刷やコピー」で、次が「シフト表や店内マニュアル、伝票等書類印刷・コピー」、さらに「客からのファクス対応」「本部や系列・姉妹店、業者とのファクス連絡」、「書類をスキャンしてデータ化」と続く。

出典:ぐるなび『事務機器に関する調査』2021年9月29日〜10月29日実施。

 前回の記事では、『MFC-J4940DN』を導入している『京風フレンチバル やまや』のオーナーシェフ山際秀昭さんに、メニューやチラシといった販促ツールの作成にブラザーの複合機を活用している例を伺った。第2回となる今回は、事務作業への活用事例を紹介する。

[導⼊店Voice]京⾵フレンチバル やまや

京⾵フレンチバル やまや オーナーシェフ ⼭際 秀昭さん
京都ホテル(ホテル・オークラ京都)のレストランで9年修⾏。京都出⾝の経験と想いを⽣かし、フレンチの華やかさと和⾷の繊細さを絶妙なバランスで組み⽴てた創作料理を提供している。

資料や書類をデータ化することで、スタッフ・外部業者との共有がスムーズに

 書類を紙のままではなく、データにして転送する機会が増えたという山際さん。『MFC-J4940DN』のスキャナ機能を利用して書類をデータ化している。

 「契約しているグーグルドライブに直接データ転送ができるのがとても便利です。スタッフとのデータ共有にも活⽤できるようになり、マニュアルなど、これまで紙ベースであった資料もスキャンしてデータ化しました」(山際さん)。

 山際さんのように、グーグルドライブなど、あらかじめクラウドサービスを設定しておけば、使うたびにパソコンを開かなくても、複合機でスキャンしたデータをそのままクラウドサービスにアップロードすることができる。

ADF(自動原稿送り機能)を活用すればまとめて書類をコピー、スキャンできる。

 書類はADF(自動原稿送り機能)を利用し、まとめてスキャン。1枚ごとにカバーを開けて書類を交換する手間が省けるので、スキャン作業につきっきりにならずに済み便利だ。

スキャンしたデータをPDFにダイレクト変換。USBフラッシュメモリーに直接保存も可能。

 また、スマートフォンアプリ『Brother Mobile Connect(ブラザーモバイルコネクト)を利用すれば、自分のスマホから、スキャンやコピーなどの設定や実行ができる。さらにインク残量のチェックやヘッドクリーニングなどのメンテナンスもスマホから操作が可能なので、手軽だ。

「Brother Mobile Connect」を利用すれば、印刷やスキャン、その他の操作がスマホ1台で。

 「クラウドにアップしておいた写真のプリントも空き時間にスマホから実⾏できるので、アイドルタイムを有益に使えるようになりました。大量のチラシをプリントするときは、帰り際にプリントボタンを押してそのまま帰宅し、翌朝店舗にいったら全てプリントされているのもいいですね」。

確定申告の準備や税理⼠とのやりとりもリモートで!

 確定申告の準備も、『MFC-J4940DN』をフル活用しているという。

 「確定申告の準備に、スキャン、コピー、プリントがとても役に立ちました。税理⼠には必要経費などの領収書をまとめてスキャンして、データで随時送信。転送した領収書はまとめて箱に保管し、後日の税理⼠との打ち合わせ時に渡しているので、税理士からの⽉次報告も早くなりました。スタッフのシフト表も共有しているので、給与計算のミスもなくなり、税理⼠も確認がしやすくなったと⾔っています」。

領収書などをフラット⾯でコピーして控えを作成。※画像はイメージです。

 また、飲食店の営業をしているとまだまだ活用する機会が多いファクスも、ブラザーの複合機ならさらに便利だ。

 「ファクスで届いた納品書などの書類はみるだけ受信を活⽤しています。必要なものだけプリントし、仕⼊れの納品伝票などはまとめてADF(自動原稿送り機能)でスキャンして税理⼠に送っています。無駄な出⼒も減らせてコストダウンにもつながりましたし、今流⾏のエコにも繋がっています」。

 余計な営業ファクスもプリントせずにみるだけ受信で振り分けているそう。

領収書の現物は後日の打ち合わせ時にまとめて渡す。

税理⼠から届いた書類をプリント。速度も速く、コストも気にならない

 『MFC-J4940DN』ならA4モノクロは約20枚/分(ipm)、A4カラーでも約19枚/分(ipm)とプリント速度が高速。さらにインク容量がブラックは標準モデル(※)の約16倍、カラーは約10倍と、大容量かつランニングコストも低い。そのため大量の書類も高速で出力できる。※DCP-J926N-W/B、MFC-J939DN/DWN、MFC-J739DN/DWN、MFC-J904N

 「税理士からは毎⽉⽉次報告が送られてきて、売上を確認しています。月次報告の書類はデータで受け取りますが、毎⽉それなりの量に。プリントして控えをファイルに綴じていますが、プリント速度が速いし、コストが気にならないのも嬉しいですね」。

ファイリングする税理⼠書類。

 2021年も協力金の申請など、書類作成の機会が多かった。

 「今後も書類作成の機会があると思いますが、スキャン・コピー・プリントが必要になるので、コンビニへ行かずに⾃店でこれらの作業ができるのは安⼼です。まだまだ活⽤できていない機能もあるので、説明書を見ながら、使いこなしてみようと思っています」。

歓送迎会や暑気払いなど、今年は顧客へハガキ(DM)を送ることも検討

 『やまや』ではリピート客・団体客獲得のためにファクスを活用して案内を送ったという。

 「これまで宴会利⽤をしてくれていた馴染みの会社へファクスを送りました。緊急事態宣言が解除され、在宅ワークから会社に出社されるようになったので、⼩宴会のご案内をしたら、2〜4名で来て下さるお客様もいらっしゃいました」。

テイクアウトの案内DM

 歓送迎会シーズンや、季節のイベント等に合わせてのDM送信を引続き検討している。今後の感染状況によっては、いつ緊急事態宣言が発令されるかわからないので、並行してテイクアウト⽤のDMも準備しているという。

 「イベント時期にあわせてDMを送ることで、足が遠のいていたお客様にも思い出していただけると嬉しいですね」。

購入したらブラザーオンラインに登録を! 『トク刷るポイント』も貯められる

 ブラザーの複合機を導入し、「ブラザーオンライン」「トク刷るポイント」に登録した山際さん。

 「登録は簡単でした。100ポイントからコンビニのコーヒーと交換できるようなので、これからは使っていいるだけで自然にポイントが溜まるので、楽しみですね」。

「ブラザーオンライン」…ブラザー製品のサポート情報や、年賀状や暑中見舞いなどのテンプレートといった限定コンテンツを利用できる。

「トク刷るポイント」…対象のプリンターを使えば使うほどポイントが貯まるお得なポイントサービス。

ポイントの貯め方は、初回登録・インクカートリッジの交換・長期特典と3種類。貯まったポイントはコンビニやファミレス、デパートで使えるギフトに交換できる。

 苦手意識を感じる人も多い事務作業。少しでも楽をするために、ブラザー複合機の導入を検討してみてはいかがだろうか。

東京・目黒
京風フレンチバル やまや
〒152-0004 東京都目黒区鷹番2-19-5 フローラルアーツ2F
学芸⼤学駅東⼝より徒歩2分とアクセス良好な⽴地。京都出⾝のオーナーが、⽣産者から直接仕⼊れた京野菜を使った創作料理を提供。その他⾷材は豊洲市場に⾜を運び仕⼊れている。フレンチの華やかさと和⾷の繊細さが両⽴したメニューを組み⽴て常連客でにぎわっている。

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