飲食店の日々の業務管理は、複雑で手間がかかるものばかりですが、最適なデジタルツールを用いることで、劇的に効率化することができます。飲食店向けの台帳システムもそのひとつです。全国の飲食店が導入し、その効果を実感している「ぐるなび台帳」。予約管理や顧客管理の効率的な台帳システムとしてスタンダードになりつつあります。この記事では、実際に「ぐるなび台帳」を活用して業務改善を果たした飲食店の事例を集め、予約や顧客情報の管理をどのように効率化したのかを探ります。
※本記事の事例に関する情報はリンク先の記事作成時点のものであり、現時点での情報の正確性を保証するものではございませんので、ご注意ください。
飲食店向け台帳システム「ぐるなび台帳」【ぐるなびPRO】
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〈目次〉
別の経路からの予約も、台帳上でリアルタイムに一元化して管理
予約情報の共有が生むさまざまなメリットとは？
満席時、姉妹店への送客に台帳が貢献！
さまざまな顧客の情報を台帳に集約して管理
「ぐるなび台帳」に集約した顧客情報を生かしてサービスを向上！
お客さん同士の関係を台帳に記録、画像メモ機能も有効活用
来店客の集計・分析も「ぐるなび台帳」で
電話自動受付予約も活用して、きめ細やかなサービスに
業務の効率化がお店のオペレーションを変える
複数の飲食店検索サイト経由の予約情報も自動的に集約
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まずは「ぐるなび台帳」のポイントをまとめておきましょう。こちらの記事の内容からピックアップします。
- 予約情報と顧客情報の一元管理が可能
- 電話予約とネット予約のスムーズな連携
- リアルタイムでの予約状況の確認・更新
- シンプルで直感的な操作性
- スタッフ全員が予約状況を共有できる
- 顧客満足度の向上に寄与
ここからは上で挙げたポイントを、「ぐるなび台帳」導入店の事例でご紹介します。もし、あなたのお店が紙の台帳を使っていて、予約やお客様の情報管理に負担を感じているなら、これから紹介する事例を通してデジタル化による業務効率化のメリットを知っていただければと思います。
ウォークイン（客）用の席の確保や各飲食店検索サイトからの予約など、台帳上でリアルタイムに一元化して管理
予約情報の共有が生むさまざまなメリットとは？
南麻布にある「分とく山 本店」。客層の中心は50代以上で、ビジネス層の接待、毎月来店する夫婦などリピーターが多く、ほぼ予約客です。スタッフのほとんどが料理人で、以前は全員が電話予約の対応をしていましたが、紙の台帳1冊では情報共有が難しく、効率が悪い状態でした。「ぐるなび台帳」の話を聞いた当初は、うまく使いこなせるかを危惧して導入に二の足を踏んでいましたが、予約管理は店の運営に直接影響するため、意を決して導入することに。スタッフはデジタルツールの使い方に一週間程度で慣れ、心配は杞憂でした。その後、「分とく山 本店」では、「ぐるなび台帳」を導入して予約情報を共有できるようにした効果が次々と表れ始めます。どんな効果が出たのかは、以下の記事をご覧ください。
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満席時、姉妹店への送客に台帳が貢献！
複数の店舗での予約情報共有のメリットもあります。名古屋にある居酒屋「厨 盛田」では、機能の充実度やコスト面を比較し、全店で他社の台帳から「ぐるなび台帳」に切り替えました。ネットワーク上で情報を共有しており、姉妹店の空席情報もリアルタイムで確認できるので、満席の場合は空席のある近くの姉妹店へ案内ができるようになったとのこと。こちらの店舗は、以前来店されたお客さまからの電話の場合、台帳上に自動で顧客情報が表示される「着信顧客通知」（CTI）も利用し、予約客からの連絡にもスムーズに対応。電話での予約を受け付けながら「ぐるなび台帳」に情報を入力することで、リアルタイムに情報共有しています。
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さまざまな顧客の情報を台帳に集約して管理
「ぐるなび台帳」に集約した顧客情報を生かしてサービスを向上！
続いても予約客が9割を占める店舗の事例を紹介します。六本木のステーキハウス「ハマ」では、古くからの常連さんが多く予約の大半が電話でした。常連客になると担当の焼き手が決まっているというような顧客情報の管理もあり、「分とく山」同様3フロアで受けた予約を1冊のノートで管理し、負担となっていました。「ぐるなび台帳」導入時は各フロアに1台ずつ計3台のタブレットを設置し、誰でも台帳に入力できる状態に。予約入力画面もカスタマイズし、誰がステーキの焼き手を担当するかを選択できるようにしました。そのほか顧客情報の備考欄には、好みの焼き加減や味付け、ソースの種類なども記録。お客さんの好みの味の変化に合わせ、情報も常にアップデートしており、スタッフが変わっても受け継げるお店の財産になっています。
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お客さん同士の関係を台帳に記録、画像メモ機能も有効活用
地下鉄東大前駅近くにあるフレンチ「マ プール」では、オープンから3年間、手書きで予約や顧客情報を管理していましたが、常連客の増加で徐々に管理が困難に。夫婦経営でオーナーの旦那さんが料理、ソムリエの奥様がホールと予約の担当ですが、次第に奥さんの業務に支障をきたし、「ぐるなび台帳」の導入を決定。操作にもすぐ慣れ、結果、電話での予約対応時間が減り、ホール業務も改善されました。「ぐるなび台帳」に登録されている顧客同士をひもづける「お客様関係者機能」も活用し、横のつながりも記録しました。さらには、タブレットなどで撮影した画像を顧客情報として保存できる「画像メモ機能」も有効利用して、あらゆる情報を「ぐるなび台帳」に集約。きめ細やかなサービスに生かしています。
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来店客の集計・分析も「ぐるなび台帳」で
池尻大橋の「旬菜 おぐら家」も、利用客のほとんどが予約客です。オープン当初から予約や顧客情報は手書きで管理していましたが、2014年に他社の電子台帳を導入。その後、コストや機能面を総合的に比較して、「ぐるなび台帳」に切り替えました。お客の苦手な食材やアレルギー情報、好きな席など、些細なことも詳しく記録できることにメリットを感じています。加えて、「分析機能」を活用し、時間別・曜日別・月別などの来店客数やどの経路からの予約数が多いかを確認。これらのデータをコースの構成内容やサービス向上に役立てているそうです。
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電話自動受付予約も活用して、きめ細やかなサービスに
宇都宮にある寿司ダイニングの「INDIGO85」も、「ぐるなび台帳」の電話オプションである「着信顧客通知」（CTI）を活用しています。ぐるなびネット予約から入った情報はそのまま台帳内に顧客情報として登録されるので、リピーターの方からの予約電話応対の際は「〇〇様、いつもありがとうございます」というような受け答えが可能になっています。
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業務の効率化がお店のオペレーションを変える
複数の飲食店検索サイト経由の予約情報も自動的に集約
開店時から、複数の飲食店検索サイトや、中国の大手口コミサイトに情報を掲載し認知度を高めてきた「麻辣大学 上野店」。予約は電話のみで紙に手書きして管理し、店のスタッフが全員中国人だったこともあり、電話はすべて日本人の店長が応対していました。電話応対の時間削減のため、ぐるなびはじめ飲食店検索サイトでのネット予約を開始し、同時に「ぐるなび台帳」を導入。ぐるなび以外のサイトのネット予約も自動的に集約できるので、オペレーション負荷軽減のメリットを感じています。
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最後に、「ぐるなび台帳」を導入して効率化できる業務をこちらの記事から紹介します。
- 予約情報の管理
- 配席、席回転率の向上
- 過去の予約内容を基にした顧客分析、満足度向上につなげるサービス
- 顧客情報の蓄積と共有
- 蓄積した情報を活用したリピーター販促
ここまでに見てきた事例やポイント以外にも紹介していますので、合わせてご覧ください。
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