“覚悟”を決めて「ぐるなび台帳」を導入。予約対応が格段にスピーディに！

ぐるなび台帳とは？
「ぐるなび台帳」は、空席管理や予約管理、顧客管理など、飲食店の業務を支援する目的で作られた予約台帳システム。「ぐるなびネット予約」と完全連携しており、「ぐるなびネット予約」から入った予約は「ぐるなび台帳」に自動で反映される。また、混雑時に電話に出られなかったり、営業時間外に電話で予約受付をしたいときに、電話自動受付予約機能（オプション：有料）を設定しておくことで、自動音声で予約を受け付けることができ、予約の取さらに、「ぐるなびネット予約」から入った情報は、そのまま顧客情報として自動で顧客台帳に登録され、登録済みの顧客情報を検索したり、来店回数を確認することも可能だ。

予約や顧客の情報を共有。温かみのある接客に活かす

　1989年にオープンした東京・南麻布の「分とく山 本店」。2018年5月には隣の建物に移転し、以前の2フロアから3フロアとなり、1階はカウンター席、2階はカウンター席とテーブル席、3階は個室・半個室を備える。

　メニューは、オープン時から「おまかせコース」のみで、1万5000円（税別）という価格も当初から据え置き。コース内容は毎週変わるが、肉厚のアワビに肝ソースを絡めた名物「鮑の磯焼き」は不変で、常連にもファンが多い。

　客層の中心は50代以上で、ビジネス層の接待、毎月来店する夫婦などリピーターが多く、ほぼ予約客。それだけに予約管理は重要な業務と考えており、「ぐるなび台帳」導入を決意した。

　11人いるスタッフのほとんどが料理人で、電話での予約対応なども料理人を含めた全員で行うが、それまでは、手書きの台帳1冊に予約を記入・管理していた。「1冊の予約台帳を探して、1階と2階を行ったり来たりすることも。また、2回線ある電話を同時に受けると、1冊の予約台帳を2人で閲覧しなければならず、お客様をお待たせしてしまうこともありました」と、料理長の阿南優貴氏は話す。そんなとき、「ぐるなび台帳」の話を聞き、「これはいいかもしれない」と思う一方で、「私たちに使いこなせるか心配で、躊躇していました。背中を押したのは、ぐるなびの担当営業さんの『最終的には覚悟です』の一言でした」と阿南氏。「まずは副料理長が使い方のレクチャーを受け、その後、ほかのスタッフを指導。実際に使ってみると想像以上に操作が簡単で、みんな1週間ほどで慣れましたね」（阿南氏）と、心配は杞憂に終わった。

　現在は、電話と「ぐるなび台帳」アプリが入ったiPadを1～3階の各フロアに設置し、11名のスタッフ全員で予約に対応。最近は「ぐるなびネット予約」からの予約も増えており、予約が入ったことを確認したら、電話をして詳細を聞いている。その際、以前に予約をして来店したことがある人は、顧客台帳を検索すればすぐわかるので、スムーズに会話に入ることができるうえ、あらためて名前や電話番号を聞く必要もない。また、とっさのときに書き込める「手書きメモ」も便利だという。

　「予約対応が格段に早くなり、今のところ入力ミスもトラブルもありません。予約やお客様の情報をスタッフが共有することで、さらにお客様の気持ちに寄り添った接客ができます」と阿南氏。予約状況を見て、指示をしなくてもスタッフが早めに準備をするなど、様々なメリットが生まれている。