「ぐるなび台帳」の使いやすさを実感。予約に関わる業務負荷を軽減

ぐるなび台帳とは？
「ぐるなび台帳」は、空席管理や予約管理、顧客管理など、飲食店の業務を支援する目的で作られた予約台帳システム。「ぐるなびネット予約」と完全連携しており、「ぐるなびネット予約」から入った予約は「ぐるなび台帳」に自動で反映される。また、混雑時に電話に出られなかったり、営業時間外に電話で予約受付をしたいときに、電話自動受付予約機能（オプション：有料）を設定しておくことで、自動音声で予約を受け付けることができ、予約の取りこぼしを防げる。さらに、「ぐるなびネット予約」から入った情報は、そのまま顧客情報として自動で顧客台帳に登録され、登録済みの顧客情報を検索したり、来店回数を確認することも可能だ。

空席がすぐに確認でき、配席もスムーズに！

　東京・浅草にある観光地・浅草寺。その本堂南東にある小高い丘「弁天山」から名を取った「弁天山 美家古寿司」は、1866年に創業。冷蔵機器がない時代に魚をおいしく保つため、漬けや酢締めなど、様々な仕事を施した江戸前寿司の伝統的な技法を今も守り続ける。その味を求めて遠方から通う常連も多く、50～60代が客層の中心。また、最近は海外からの来店も増え、昼は外国人客が大半という日もある。全体の8割以上が予約客で、現在は1階の客席フロアと2階の仕込み用厨房に「ぐるなび台帳」アプリが入ったタブレットを各1台置き、予約を管理している。

　だが、以前は市販のノート1冊で予約を管理していたため、様々な問題が生じていた。例えば、営業時、アルバイトを含め5人のスタッフがおり、手の空いている人が電話応対をしているが、「店が忙しく、1階のスタッフが電話に出られないときは、2階で仕込みをしている私が電話を受けることもあります。その場合、予約ノートは1階に置いてあるので、すぐにノートを取りに下ります。また、逆に1階のお客様が次回の予約を入れるとなれば、2階にあるノートを1階に戻さなければならず、お客様をお待たせしてしまうことがありました」と、六代目・山下大輔氏は話す。そのほか、手書きなので読みにくかったり、誰が記入した予約なのかわからないなどの問題もあった。

　何か解決策はないかと考えていたとき、ぐるなびの担当営業に「ぐるなび台帳」をすすめられたという。「全員が入力方法を理解できるのかという不安もありましたが、話を聞いてよいツールだと思い、取り入れようと決めました」と山下氏。そして、今年2月に導入し、最初は山下氏自身が使い方の説明を受けた。その後、スタッフの1人に教え、そのスタッフがまた別のスタッフに教えるといった流れで、「ぐるなび台帳」での予約管理が浸透していった。

　当初は、電話で聞いたことをメモに取り、それを「ぐるなび台帳」に入力していたが、「操作が簡単だったのでみんな1週間程度で覚えられ、今は全スタッフが電話を受けながら入力できるようになりました」と、山下氏は手応えを語る。また、「『ぐるなび台帳』はどの席が空いているか、パッと見てわかるのが便利。配席がスムーズにできるようになりました」と山下氏。そのほか、アレルギーや苦手なものなどを記入するのに「手書きメモ」も活用している。

　「ぐるなび台帳」の導入で、予約に関わる業務の負荷が減ったことを実感しながら、今後も愛される店を目指す。