予約受付代行で取りこぼしを防止！4台のタブレットで台帳を有効活用

ぐるなび台帳とは？
「ぐるなび台帳」は、空席管理や予約管理、顧客管理など、飲食店の業務を支援する目的で作られた予約台帳システム。「ぐるなびネット予約」と完全連携しており、「ぐるなびネット予約」から入った予約は「ぐるなび台帳」に自動で反映される。また、混雑時に電話に出られなかったり、営業時間外に電話で予約受付をしたいときに、電話自動受付予約機能（オプション：有料）を設定しておくことで、自動音声で予約を受け付けることができ、予約の取さらに、「ぐるなびネット予約」から入った情報は、そのまま顧客情報として自動で顧客台帳に登録され、登録済みの顧客情報を検索したり、来店回数を確認することも可能だ。

「着信顧客通知」機能で、スムーズな対応が可能に

　沖縄県恩納村の海岸近くを走る国道沿いに、2013年7月オープンした「純沖縄料理 三線の花」。もともと40席の本館のみで営業していたが、外国人観光客の増加などに伴い、2014年にテラス席を併設。2017年には離れの別館も増設して計130席の大箱になった。客層は9割が国内外の観光客で、夏場の繁忙期になると平日、週末を問わず、連日予約で埋まる。「日本人のお客様は8割が電話予約ですが、最近はぐるなびのネット予約も増えています。また、外国人の方は半分がネット予約で、残り半分はホテルのコンシェルジュ経由の電話予約です」と、主任の護得久朝成氏は語る。

　人気店へと成長する一方、スタッフが店にいない時間帯（15時以前）は電話が受けられないため、繁忙期には20件以上の不在着信が残るなど、予約の取り逃しが課題となっていた。そこで2018年12月から、スタッフが不在になる時間帯は、ぐるなびの「予約受付代行」を利用することに。予約受付代行の利用には「ぐるなび台帳」の導入が必要だったため、予約管理の効率化も兼ね、紙の予約シートをやめて「ぐるなび台帳」を導入した。「台帳への予約入力の操作もすぐに慣れ、作業負担は大幅に軽減しました。また、『予約受付代行』を利用している時間帯は、予約受付から『ぐるなび台帳』への入力まで、すべて代行してもらえるので効率的です」と、護得久氏は笑顔を見せる。

　さらに、追加で「台帳電話オプション」も付け、台帳に登録した人から着信があった際に顧客情報が自動的に表示される「着信顧客通知」（CTI）を利用。「人数や時間の変更などで、予約のお客様から電話をいただくことも多く、この機能のおかげでスムーズな対応ができています」と護得久氏。

　現在、店舗全体でタブレットを4台導入し、それぞれ「本館での電話予約受付用」「本館入口での席案内用」「テラス席用」「別館用」として使用している。「ぐるなび台帳」では、店内のレイアウト画面で各席の予約時間やフリー客の入店時間なども管理できるため、別館などで客が入退店した際、各担当スタッフが台帳で該当の席の入店時間や空席情報などを更新。本館入口で席を案内するスタッフがリアルタイムで空席情報を確認できるため、フリー客などに間違いなく、かつスムーズに空いている席を案内できている。

　ぐるなび台帳の導入により、チャンスロスの防止や業務の効率化に成功した同店。今後は、これまで集めた顧客情報を、リピート販促や満足度の向上にも活かしたいと考えている。