夫婦経営での顧客管理の負荷を「ぐるなび台帳」導入で解決!

東京・地下鉄東大前駅近くにあるフレンチレストラン「マ プール」。紙での予約管理に限界を感じ「ぐるなび台帳」を導入。電話での予約対応の時間が短縮し、ホール業務が滞らなくなり、顧客管理もスムーズになった。

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ぐるなび台帳とは?
「ぐるなび台帳」は、空席管理や予約管理、顧客管理など、飲食店の業務を支援する目的で作られた予約台帳システム。「ぐるなびネット予約」と完全連携しており、「ぐるなびネット予約」から入った予約は「ぐるなび台帳」に自動で反映される。また、混雑時に電話に出られなかったり、営業時間外に電話で予約受付をしたいときに、電話自動受付予約機能(オプション:有料)を設定しておくことで、自動音声で予約を受け付けることができ、予約の取りこぼしを防げる。さらに、「ぐるなびネット予約」から入った情報は、そのまま顧客情報として自動で顧客台帳に登録され、登録済みの顧客情報を検索したり、来店回数を確認することも可能だ。

客同士の関係を台帳に記録、画像メモ機能も有効活用

 2017年1月、東京・地下鉄東大前駅近くにオープンしたフレンチ「マ プール」。フランス東部・ジュラ地方の郷土料理やジュラ産のワインが売りで、料理は4種類のコースのみ。ほとんどが予約客で、40~60代のアッパー層を中心に、記念日などの利用が多い。店内は全12席で、オーナーの市岡徹也氏が料理を、妻でソムリエのゆう子氏(以下、市岡氏)がホール業務や予約管理などを担当。夫婦2人で運営している。

スペシャリテの「鶏とモリーユ茸のヴァンジョーヌソース」は、フランス・ジュラ地方の郷土料理

 オープン当初、予約の情報はすべて紙に手書きしており、コース内容やペアリングで出したワインの銘柄、食材の好みまで細かく記入してファイリングしていた。しかし、すべての来店客の情報を記録していたこともあり、オープン3年でファイルは膨大な量に。「1度でも来店した方には前回と違う料理を出すようにしているのですが、それが行き届かなくなり、同じ料理を出してしまうミスが起こるようになりました。また、営業中に予約の電話が入った際、電話をいただいた方の情報を探すのに手間取り、ホール業務にも支障が出始めたんです」(市岡氏)と、紙での管理方法に限界を感じるようになった。

オープンから3年間は、手書きで予約や顧客情報を管理。常連客の増加で徐々に管理が難しくなった

 そこで、予約・顧客管理の効率化を目指し、昨年夏から「ぐるなび台帳」を導入。「使い方がシンプルでわかりやすく、操作にもすぐ慣れました」と市岡氏。タブレットを使って簡単に情報を検索できるため、電話での予約対応の時間が目に見えて短縮。ホール業務が滞ることもほとんどなくなった。

 さらに、「ぐるなび台帳」に登録されている顧客同士をひもづける「お客様関係者機能」も活用。常連が連れてきた新規客が常連になるケースも多いため、横のつながりを記録しておきたいと考えた。「接客時に、お知り合いの常連の方の話題になることも多いので、どなたとどなたがつながっているかは、店にとって大切な情報なのです。記憶があいまいな場合は、必ず台帳で確認するようにしています」と市岡氏は語る。

「ぐるなび台帳」に登録され ている人同士であれば、関係者としてひもづけることも可能。「別々に来たお客様同士が実は知り合いだった ということもあるので、関係性を記録するのに役立っています」(市岡氏)

 そのほか、「画像メモ機能」も有効利用している。これは、タブレットなどで撮影した画像を顧客情報として保存できる機能。例えば、記念日の来店客から撮影を依頼された際、了承を取ったうえで店のカメラなどでも撮影し、来店の記録として保存している。「ほかに、お客様からいただいた名刺や手紙も撮影して、次回来店されたときの接客に役立てています」と、市岡氏は活用法を語る。こうして、あらゆる情報を「ぐるなび台帳」に集約。きめ細かいサービスに活かして、ますます多くのファンを獲得している。

  • 「ぐるなび台帳」には、タブレットで撮影した画像を顧客情報にひもづけて保存できる機能も
  • 名刺をもらった際はカメラで撮影して顧客情報に保存。記念日の人には「店のカメラで記念撮影してもいいですか」と聞き、撮影した画像を顧客情報として保存している
Restaurant Ma Poule(マ プール)(東京・東大前)
東京都文京区西片2-19-17 北川ビル1F
https://r.gnavi.co.jp/gvtuj9he0000/
店内はテーブル10席、カウンター2席。フランス・ジュラ地方の郷土料理を組み込んだコースを提供。木・金曜日の21~24時はバー営業も行う。
ソムリエ 市岡 ゆう子 氏
フランスでソムリエとして働いているときにシェフの市岡氏と知り合い、結婚。2014年に帰国し、夫婦で「マ プール」をオープンした。

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※本記事の情報は記事作成時点のものであり、情報の正確性を保証するものではございません。最新の情報はご自身でご確認ください。

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