「ぐるなび台帳」の導入により、業務の負荷を大幅に軽減！

ぐるなび台帳とは？
「ぐるなび台帳」は、空席管理や予約管理、顧客管理など、飲食店の業務を支援する目的で作られた予約台帳システム。「ぐるなびネット予約」と完全連携しており、「ぐるなびネット予約」から入った予約は「ぐるなび台帳」に自動で反映される。また、混雑時に電話に出られなかったり、営業時間外に電話で予約受付をしたいときに、電話自動受付予約機能（オプション：有料）を設定しておくことで、自動音声で予約を受け付けることができ、予約の取りこぼしを防げる。さらに、「ぐるなびネット予約」から入った情報は、そのまま顧客情報として自動で顧客台帳に登録され、登録済みの顧客情報を検索したり、来店回数を確認することも可能だ。

「予約受付代行」の併用で電話応対の時間が減少！

　東京・JR上野駅から徒歩数分のビル7階に2017年7月オープンした「麻辣大学 上野店」。中国・四川省から取り寄せた香辛料を使って本場の味に仕上げた「蒸し鶏の四川ソース掛け」（1078円）など、本格的な四川料理を提供する。来店客の約6割が女性で、普段使いのほか、ビジネス層の接待や宴会、女子会、記念日などの利用も多く、時期によっては外国人観光客が半数以上になることもある。

　オープン時から、ぐるなびをはじめとするいくつかの飲食店検索サイトや、中国の大手口コミサイトに情報を掲載し認知度を高めてきた。予約は電話のみで受け付け、紙に手書きして管理。店のスタッフが全員中国人だったこともり、電話はすべて店長の古川英樹氏が応対してきた。「店の認知度が高まるにつれて電話の件数が増え、営業中にも頻繁にかかってくるようになりました。一方で、お客様の席への案内も私が1人で行っているため、電話応対に時間をとられて、来店したお客様をお待たせしてしまうことも増え、満足度を下げかねない状況になってしまいました」と、古川氏は振り返る。

　そこで、昨年夏、予約管理を効率的に行うため、「ぐるなび台帳」を導入。合わせて、電話応対の時間を減らすため、ぐるなびや、ほかの飲食店検索サイトでネット予約も開始した。「『ぐるなび台帳』には、ぐるなび以外のサイトのネット予約も自動的に集約できるので、とても便利だと思います」と、古川氏はメリットを語る。

　同じタイミングで、ぐるなびの「予約受付代行」も利用をスタート。それぞれの飲食店検索サイトの予約専用ダイヤルにかかってくる電話応対をすべて「予約受付代行」に委託し、店の電話番号への連絡だけを古川氏が応対することにした。また、ぐるなびの「リクエスト予約」で、予約した人への確認の連絡なども「予約受付代行」に委託。「代行の担当者が、予約した人に連絡したとき、もし予約内容に変更があれば、『ぐるなび台帳』にも入力してもらえます。変更点は、『ぐるなび台帳』の画面でわかりやすく表示されるので、安心です」と、古川氏は笑顔を見せる。

　こうして、「ぐるなび台帳」「ネット予約」「予約受付代行」の3つを連携させて活用することで、狙いどおり、電話応対の時間が大幅に減少し、業務効率もアップ。営業中のオペレーションの負荷が軽減したことで、ホール業務に集中でき、これまで以上に丁寧な接客を実現できている。