飲食店予約管理システムの選び方｜メリットや導入の注意点まとめ

飲食店向けの「予約管理システム」は、インターネットを通じてお客様が事前に席やコースなどを予約できる仕組みで、多くの飲食店が活用しています。

「予約管理システム」について、機能やコスト、メリット、選び方のポイント、運用上の注意点などをまとめて解説します。電話対応のオペレーション負荷軽減や顧客管理・分析によるサービス力向上、事前決済によるキャンセル防止など、経営の効率化や生産性アップにつなげましょう。

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〈目次〉
どんな機能がある？
費用はいくらかかる？
どんな店におすすめ？
導入のメリット
選び方・比較のポイント
導入の際の注意点
ぐるなび台帳の特徴と強み
【まとめ】自店に合った予約管理システムを！

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どんな機能がある？

飲食店向けの「予約管理システム」の一般的な機能として、以下のようなものが挙げられます。

・予約管理
カレンダー形式で何日に何組の予約が入っているか管理できたり、テーブルごとに何時に何名の予約が入っているかがわかるほか、リアルタイムの空席状況もわかります。

・顧客情報の管理・分析
予約時に登録した顧客情報を管理し、予約客がいつ、何名で、どんなコースを利用したかなどの顧客情報を蓄積・分析し、次回来店時のサービスなどに活用できます。

・予約客へのメッセージ送信
予約客に対し、予約日時の前にメールなどで自動でリマインド通知を送ることで、無断キャンセルを防ぐことができます。

・予約フォームの作成
オリジナルの予約フォームを作成し、フォームに遷移させる専用URLを発行。これをSNSなどに貼って予約の入り口を増やすことができます。

・電話の自動対応
AIなどの自動音声で予約の電話に自動対応。スタッフが電話対応する時間が減らせることで、オペレーションの負荷を下げることができます。

・予約や売上の集計＆分析
POSレジと連携することで売上データを集計することも可能。予約情報と合わせることで、顧客ごとやコースごとの傾向などを分析することができます。

・グルメサイトとの連携
複数のグルメサイトの予約を一元管理し、ダブルブッキングなどを防ぐことができます。

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費用はいくらかかる？

一般的に、初期費用は無料～3万円程度で、月額料金は無料～3万円程度のものが多いですが、中には10万円の月額プランも存在します。また、ネット予約数に応じた送客手数料が一人あたり100～200円発生する商品もあります。

どんな店におすすめ？

「無料プラン」 でも十分対応可能なのは以下のような条件の店です。

①席数が15席未満の小規模店
②予約割合が全体の30%以下でウオークインがメインのお店
③電話予約が中心
④1～2人の少人数で運営している店

また、 「有料プラン」 を使った方がよいのは以下のようなお店です。

①月額のネット予約数が50件以上
②ダブルブッキングが発生したことがある店
③無断キャンセルに困っている店
④予約経路が多岐に渡る店
⑤席数15席以上、スタッフ3人以上の店

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導入のメリット

導入のメリットは主に以下の5つです。

①予約を24時間受け付けられる
対応の遅れによる満足度の低下や機会損失を回避することができ、顧客の利便性もアップします。

②予約受付の手間（負荷）を軽減できる
営業中の、特にピークタイムの電話対応は現場のスタッフのオペレーションの負荷になります。また、電話対応していたため来店客のサービスが遅れたり、予約の連絡をしてきた人にとってもあわただしく対応されるのはストレスになりかねません。そういった物理的＆心理的負荷のリスクを回避できます。

③ヒューマンエラーの回避
電話予約や紙の台帳で管理していると、記入漏れや聞き間違い・書き間違い、ダブルブッキングなどのヒューマンエラーが発生しやすいですが、予約管理システムであれば、予約客自身が情報を入力するので間違いも起きにくく、システムで管理するためダブルブッキングも起こりません。

④無断キャンセル対策になる
事前に予約のリマインド通知をすることで無断キャンセルの防止につながります。また、予約システム上で事前決済を活用できるものもあるので、トラブルが起こりがちな外国人の予約客対策としても有効です。

⑤顧客情報を一元管理し分析できる
電話やグルメサイト、SNSなど複数の経路からの予約客の情報も一元管理できるので、管理業務が容易です。また、「店長の頭の中にだけ常連さんの情報が入っている」というような属人的な管理は、その人が休んだり退職した時に大きなリスクになります。予約管理システムを使うことで、新人スタッフでも常連客の情報を確認して、接客に生かすことができます。

選び方・比較のポイント

数ある予約管理システムの中から自店に合ったものを選ぶ上で判断材料にしたいポイントを以下にまとめました。

・どこに強みがあるか
「その商品の一番の強み」が何なのかを確認しましょう。どの予約管理システムも基本的な機能はある程度似ているので、その中でも何が強みかを確認することが判断材料になります。

・導入に対する費用対効果
初期導入コストと月額料金、送客手数料など、全体にかかるコストに対して、どれくらいの効果が期待できるかを考慮しましょう。集客力はもちろん、現場のオペレーションや顧客情報分析など、「コスト」と「求めている機能」のバランスで判断しましょう。

・使い勝手の良さ（操作性）
いくら機能が充実していて、コストが安かったとしても、「使いづらい」と感じる商品の導入は慎重になった方がよいです。できれば導入前に実際に操作してみて、自分や現場のスタッフがこれまで使っていたものと比べて使いやすいのか、といった視点も重要です。特に紙の台帳から初めて予約管理システムを導入する場合は、現場が混乱しないように、操作性を重視するとよいでしょう。

・モバイル対応（アプリ）の有無
お店のメイン端末（iPadなど）だけでなく、店長やスタッフ個人のスマートフォンでも予約管理システムにアクセスできると、休日や店外でも情報を確認できるので便利です。

・無断キャンセル防止機能の有無
自動リマインド通知機能やコース料金などを予約時に支払ってもらう事前決済機能のほか、予約時にクレジットカードの情報を入力してもらい、無断キャンセルが発生したときだけ、あらかじめ決めた「キャンセル料」を自動で引き落とす仕組みを備えている予約管理システムもあります。

・連携するグルメサイト数
連携できるグルメサイトの数や、どのグルメサイトと連携できるかもポイント。自店が利用しているグルメサイトと連携できるかチェックしましょう。

・GoogleやLINEなどへの連携有無
Google マップでお店を調べた際に出る「席を予約」ボタンや、LINE公式アカウントのリッチメニュー（トーク画面下部）の「予約する」ボタンとの連携によって、予約の窓口を増やすことができます。

・電話対応の効率化機能の充実度
電話がかかってきた瞬間に、予約台帳に登録されている「お客様情報」が画面に表示される「CTI機能」や、スタッフの代わりにAI（人工音声）が電話応対する「AIによる自動予約受付機能」などは、電話予約比率が高い店にとって活用したい機能です。

・テイクアウトやデリバリーへの対応
店頭でのレジ対応時間が短縮できるオンラインでの事前決済機能や、厨房のキャパシティーに合わせて「15分ごとに3件まで」といった受取制限を自動でかけられる機能もあります。

・アフターフォロー・サポート体制
トラブルや故障が発生した際のサポート体制やメンテナンスなどのアフターフォローがどうなっているか、も購入の際の判断材料にしましょう。

・多店舗連携の有無
自店が満席でも近くの姉妹店の空席状況を確認して送客したり、自店の常連客の情報を姉妹店に共有してサービス向上につなげることができます。

・セキュリティー体制
お客様のクレジットカード情報などの漏洩防止体制や、アルバイト、社員、店長、オーナーなど、立場によってアクセスできる情報に制限をかける機能もあります。

・他店舗の導入状況・効果の確認
インターネット上の成功事例の情報や口コミを確認したり、周囲の飲食店経営者に自店で使用している予約管理システムの使い心地を聞いてみるなど、客観的な視点の情報も集めましょう。

・お客様目線での利便性
予約管理システムを使うのはお店だけではなく、予約客も同様です。予約フォームが入力しやすいか、デザイン性や利便性などお客様目線での使いやすさも判断材料にしましょう。

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導入の際の注意点

導入する際には以下の4つの点に注意しましょう。

①導入の目的を明確にする
何のために導入するのか、によって選ぶ商品も変わりますし、導入後に効果測定をする際も、何を基準に評価すべきかが明確になります。

②契約内容の確認
初期投資額や月額料金など費用はもちろん、解約時の条件や最低契約期間、機能制限の有無など、細かくチェックしておきましょう。

③現場を混乱させない導入スケジュール
トップの独断で強引に導入を進めると現場で混乱や反発が生じます。実際に予約管理システムを使うのは店長やスタッフですから、現場がスムーズに操作に慣れていけるような導入スケジュールや事前の情報共有をしておきましょう。

④運用ルールを決める
ただ導入しただけで、現場がうまく運用できるわけではありません。予約の受付やその日の予約確認、顧客情報の確認や分析など、誰が、いつ、何をやるのか、予約管理システムに関連する業務について担当やルールを決めておくとスタッフが迷うことなく業務を進められるはずです。

ぐるなび台帳の特徴と強み

株式会社ぐるなびでは、予約台帳システム「 ぐるなび台帳 」を提供しています。

「ぐるなび台帳」の特徴・強みは以下の3つです。

①直感的な操作性
画面構成がシンプルで、デジタルツールに不慣れな人でも直感的に使えます。

②詳細な顧客情報の管理
料理やドリンクの好みやアレルギーの有無など、細かい顧客情報を記録しておけるメモ機能や過去の注文コースの履歴などから、よりレベルの高い接客・サービスにつなげることができます。

③「楽天ぐるなび」とのリアルタイム連動
楽天ぐるなびから入った予約がリアルタイムで反映され、最新の空席状況などを確認することができます。

【ぐるなび台帳を活用した成功事例】
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【まとめ】自店に合った予約管理システムを！

今や、予約管理システムは飲食店の効率的な運営に欠かせない存在です。これまでご紹介したメリットや選び方、導入の際の注意点を踏まえて、自店に合った予約管理システムを探してみてください。

ぐるなびでは、グルメサイト「楽天ぐるなび」や予約台帳システム「ぐるなび台帳」など、飲食店の集客・販促をサポートする商品・サービスをご用意しています。ご興味のある方は、ぜひ以下からお問い合わせください。